Daten in InDesign importieren

Tutorial: Daten aus CSV-Datei in InDesign importieren und optimieren - DTP

Database Publishing mit CSV-Daten und InDesign

INFO: Texte (Daten) kann man in Layout-Programmen wie Adobe InDesign nicht nur eintippen, sondern auch aus anderen Quellen übernehmen. Diese Daten können aus einer Datenbank oder aus einer Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel stammen. Das Besondere am Database Publishing ist, dass die Struktur der Daten gleich ist, und dass es im Prinzip beliebig viele Datensätze sein können. Daher ist ein manueller Weg, die Texte und auch Bilder in InDesign zu platzieren ein langwieriger Prozess. Statt dessen können Sie mit CSV-Daten oder XML-Daten viel schneller zum Ziel kommen. Dies kann man nutzen für Kataloge und andere Listen ähnliche Informationen, personalisierte Briefe und Dokumente, Bildpersonalisierung und sogar für nicht-lineare Romane in Form von E-Books. (Dazu in späteren Beiträgen mehr.)

TIPP: Zum automatischen Verknüpfen der unverbunden Textrahmen habe ich ein Javascript geschrieben. Siehe Beitrag »Javascript zum Verknüpfen von Textrahmen in InDesign«.

Strukturierte Daten: CSV

Das Dateikürzel »CSV« steht für »Comma-separated values«, also für »durch Komma getrennte Werte«. Es ist eine Textdatei, die durch die Aufteilung eine einfache Struktur enthält. Es dient auch als Austauschformat zwischen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder Apple Numbers.

Die erste Zeile einer CSV-Datei enthält wie bei einer Tabelle die Informationen (Spaltennamen oder Feldnamen). Die Trennung der Feldnamen erfolgt durch ein bestimmtes Zeichen (Komma oder anderes), das sonst in den Texteinträgen nicht vorkommen darf. Die Zeile, die in der Regel durch einen Zeilenumbruch beendet wird, nennt man auch Datensatz.

TIPP: Download der Beispieldateien (ZIP-Archiv mit .indd und .csv)(4,9 MByte).

SCHRITTE: Was Sie in diesem Tutorial erwartet:

In diesem Tutorial erstellen Sie einen kleinen Produktkatalog. Jedes Produkt besteht aus einem Namen, einem Bild und weiteren Informationen wie einer Produktbeschreibung. Die Produkte sollen auf DIN A4-Doppelseiten fortlaufend mit einem gewissen Abstand zu einer dargestellt werden. Die Besonderheit ist, dass die jeweilge Beschreibungen unterschiedlich lang sind und Zeilenumbrüche enthalten.

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So soll der einfache Katalog aussehen, dessen Daten aus einer CSV-Datei stammen.

{ Von Null auf … }

CSV-Daten in InDesign importieren und optimieren

Ein InDesign-Dokument anlegen

A Starten Sie InDesign und erstellen Sie aus dem Bereich »Druck« ein Dokument im Format »A4«.

B Aktivieren Sie die Optionen »Doppelseite« und »Primärere Textrahmen«.

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Erstellen einer leere DIN A4-Seite in InDesign.

Erstellen einer CSV-Datei

C Um eine CSV-Datei zu erstellen, brauchen Sie nur einen einfachen Texteditor wie Apple TextEdit oder Microsoft WordPad. Wie oben beschrieben, muss die erste Zeile die Feldnamen (Spaltennamen) enthalten. Hier »Name« (des Produkts), »@Foto« für das Bild. Das »@« ist eine Besonderheit für InDesign, so weiss später das Programm, das der Feldinhalt ein Link zu einem Bild ist. Als Trennsymbol wurde hier das Semikolon »;« verwendet.

D Die Leerzeilen im folgenden Bild dienen nur zur besseren Darstellung und gehören nicht in die CSV-Datei!

E TIPP: Um sicher zu gehen, dass beim späteren Importieren deutsche Umlaute und andere Sonderzeichen korrekt gezeigt werden, nutzen Sie als kleinen Trick, in dem Sie zum Testen Umlaute in das erste Feld einfügen. So können Sie schneller kontrollieren, ob diese richtig übernommen werden. Diese müssen Sie später wieder löschen.

F TIPP: Der Pfad der Bilder lautet unter macOS und Windows unterschiedlich. Daher ist es eine gute Idee, die Bilder in den gleichen Ordner zu legen, wie die CSV-Datei. So gibt auch kein Problem, wenn der Ordner (später) auf der Festplatte an einen Platz verschoben wird. Die Verknüpfungen funktionieren dann weiterhin.

G Sind in der ursprünglichen Produktbeschreibung Zeilenumbrüche enthalten, so müssen Sie diese durch ein anderes Zeichen (hier »#«) ersetzen, das sonst nicht vorkommt. Später in InDesign werden Sie dies wieder zurückverwandeln.

H Der zweite Teil des Fenster zeigt die CSV-Datei (ohne die Leerzeilen, siehe D).

TIPP: Speichern Sie die Textdatei als reinen Text ab und ändern Sie die Endung von ».txt« in ».csv«.

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Vorbereiten einer CSV-Datei mit den nötigen Feldnamen und Feldinhalten.

Datenzusammenführung aufrufen

Zurück in InDesign werden Sie nun die Feldnamen aus der CSV-Datei als Platzhalter verwenden.

I Rufen Sie den Menübefehl »Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung« auf.

J In der gleichnamigen Palette klicken Sie auf die drei Striche rechts oben und öffnen die CSV-Datei, die sie oben erstellt haben.

K In der Palette erscheinen nun die Feldnamen aus der ersten Zeile.

L Ziehen Sie nach einander diese in das InDesign-Dokument. Mit Absatz- und Zeichenformate können Sie den Felder die nötige Gestaltung geben. Hier ist das Feld »Name« größer und fett als der Rest des Textes. Der Abstand vor diesem Absatzformat wurde auf »24 pt« eingestellt.

TIPP: Geben Sie den Absatz- und Zeichenformate die gleichen Bezeichnungen, die den Platzhaltern, dann finden Sie sich auch später leichter zurecht.

M Für das Bild verankern Sie einen Rahmen im Text; hier nach »Name« und machen es etwas breiter als die Bilder, damit ein Abstand zum Text entsteht. Dann ziehen Sie den Platzhalter »Foto« in den Rahmen und passen ggf. dessen Größe an.

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Platzieren der Feldnamen aus der CSV-Datei in InDesign.

Die Daten ins InDesign-Dokument holen

Ist das InDesign-Dokument nach Ihren Vorstellungen fertig designt, dann gilt es nun, die Daten ins InDesign-Dokument zu holen (einfließen zu lassen). Speichern Sie das InDesign-Dokument mit dem Namenszusatz »Vorlage«, um es ggf. später nochmal zu benutzen.

N In der Palette »Datenzusammenführung« klicken Sie auf die drei Striche rechts oben und wählen zuerst »Datenquelle aktualisieren« aus. Damit Sie auch wirklich die aktuellste Version der CSV-Daten übernehmen.

O Dann wählen Sie aus dem Fly-Out-Menü den Befehl »Zusammengeführtes Dokument erstellen…« aus.

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Die CSV-Daten ins InDesgin-Dokument einfliessen lassen.

P Im folgenden Dialog wählen Sie (in der Regel) »Alle Datensätze«.

Q Und wählen Sie für Datensätze pro Dokumentseite »Einzelner Datensatz«. (Das Zusammenfügen der Textrahmen erfolgt dann später.)

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Einstellungen für den CSV-Daten-Import.

Das neue Dokument mit getrennten Textrahmen anpassen

R Als Ergebnis sehen Sie nun ein neues Dokument, in dem die Gestaltung der Vorlage übernommen wurde und die Platzhalter durch den Inhalt der CSV-Datei ersetzt wurde. Jedes Produkt in diesem Beispiel beginnt auf einer neuen Seite, da die Textrahmen getrennt sind.

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S Rechts unten am Textrahmen finden Sie jeweils ein zweites (leeres) Quadrat. Ziehen Sie dieses auf den nächsten Textrahmen, um eine Verknüpfung zu erstellen. Dabei wird der Text ggf. nach oben in den ersten Textrahmen springen.

TIPP: Statt diesen Schritt S manuell auszuführen, können Sie auch ein JavaScript ausführen, das Ihnen diese Arbeit abnimmt. Siehe Beitrag »Javascript zum Verknüpfen von Textrahmen in InDesign«.

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Textrahmen manuell verknüpfen.

Die vorher verwandelten Zeilenumbrüche wieder herstellen

In der CSV-Datei (siehe Schritt G) sind die Zeilenumbrüche in der Produktbeschreibung durch das Zeichen »#« ersetzt worden. Dies machen Sie nun wieder rückgängig.

T Rufen Sie den Menübefehl »Bearbeiten > Suchen/Ersetzen« auf und tragen in das Suchfeld »#« ein.

U Dies ersetzen Sie durch einen Zeilenumbruch »^p«. (Diese Zeichenkombination steht für Zeilenumbruch und Sie können mit einem Klick auf das »@« rechts vom Textfeld auch mit der Maus ausgewählen.) Klicken Sie schließlich auf »Alle ändern«.

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Das Ergebnis

V Scrollen Sie durch das Dokument und prüfen Sie den Import und die Anpassungen. Sie sollten vor jedem Produktnamen nun ein Abstand zu vorherigen Produktbeschreibung sehen.

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ENDE

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